Merkblatt Beratereigenschaft: Wer darf BAFA-geförderte Unternehmensberatungen durchführen?
Merkblatt Beratereigenschaft
Die Beratereigenschaft entscheidet, ob eine Beratung im Programm Förderung von Unternehmensberatungen für KMU überhaupt bezuschusst werden kann. Das BAFA prüft dabei nicht nur die Registrierung, sondern auch Selbstständigkeit, Beratungsschwerpunkt, Qualifikation, Zuverlässigkeit und Qualitätssicherung.
In diesem Artikel
Warum die Beratereigenschaft so wichtig ist
Die Beratereigenschaft ist eine formale Fördervoraussetzung. Eine durchgeführte Unternehmensberatung kann nur gefördert werden, wenn das eingesetzte Beratungsunternehmen die Anforderungen der aktuellen Förderrichtlinie erfüllt. Für das antragstellende KMU ist das praktisch entscheidend: Die Erlaubnis zum Maßnahmebeginn wird erst erteilt, wenn die notwendige Beratereigenschaft geprüft ist.
Wichtig ist dabei die Abgrenzung: Das BAFA schaltet ein Beraterprofil frei, es „zertifiziert“ oder „akkreditiert“ Berater aber nicht. Werblich sollte deshalb sauber formuliert werden. Zulässig ist eine sachliche Aussage zur Registrierung oder Listung; riskant sind Aussagen wie „BAFA-zertifiziert“, „BAFA-akkreditiert“ oder eine Zusicherung, dass eine Beratung in jedem Fall gefördert wird.
Praxispunkt
Die Beratereigenschaft betrifft den Berater. Die Antragsberechtigung betrifft das KMU. Beides muss passen, sonst wird aus einem formal einfachen Förderfall schnell ein unnötiger Knoten.
Welche Voraussetzungen Berater erfüllen müssen
Nach Merkblatt und Förderrichtlinie muss das Beratungsunternehmen selbstständig sein und seinen überwiegenden Geschäftszweck auf entgeltliche Unternehmensberatung richten. Konkret bedeutet das: Mehr als 50 % des Gesamtumsatzes müssen aus entgeltlicher Unternehmensberatung stammen.
Selbstständigkeit
Das Beratungsunternehmen muss eigenständig auftreten und die Beratung auf eigene Rechnung erbringen.
Mehr als 50 % Beratung
Der Schwerpunkt muss auf entgeltlicher Unternehmensberatung liegen, nicht auf Nebenleistungen oder Produktvertrieb.
QS-System
Ein geeignetes Qualitätssicherungsinstrument muss eingeführt sein und tatsächlich angewendet werden.
Befähigung und Zuverlässigkeit
Inhaber, Geschäftsführer und eingesetzte angestellte Berater müssen fachlich geeignet und zuverlässig sein.
Die Beratung darf nur durch Inhaber, Geschäftsführer oder beim Beratungsunternehmen angestellte Beraterinnen und Berater durchgeführt werden. Freie Mitarbeitende können in diesem Förderprogramm nicht einfach „unter“ einem Beratungsunternehmen eingesetzt werden. Sie müssen als eigenes Beratungsunternehmen registriert sein und auf eigene Rechnung tätig werden.
Welche Nachweise das BAFA verlangt
Zum Nachweis der Beratereigenschaft wird im BAFA-Portal ein Beraterprofil angelegt. Dort müssen die relevanten Unterlagen hochgeladen und später aktuell gehalten werden. Besonders wichtig sind diese Nachweise:
- Beratererklärung: Sie ist von allen Inhabern bzw. Geschäftsführern zu unterzeichnen. Angestellte Berater, die Beratungen durchführen, müssen namentlich benannt werden.
- Umsatzverteilung: Die Umsatzverteilung der letzten zwölf Monate muss nachvollziehbar dargestellt werden. Wenn noch kein Umsatz vorhanden ist, ist eine kaufmännisch sorgfältige Schätzung nötig.
- Lebenslauf: Für Inhaber, Geschäftsführer und eingesetzte angestellte Berater ist ein aktueller und unterzeichneter Lebenslauf vorzulegen.
- Nachweis der selbstständigen Tätigkeit: Gewerbetreibende nutzen einen aktuellen Handels- bzw. Gewerberegisterauszug; Freiberufler eine Bestätigung des zuständigen Finanzamtes.
- Qualitätssicherungsnachweis: Das QS-System muss zeigen, wie Beratungsqualität geplant, durchgeführt, überprüft und verbessert wird. Bei angestellten Beratern muss erkennbar sein, dass die Standards auch für sie gelten.
Beratererklärung, Nachweis der Selbstständigkeit und Qualitätssicherungsnachweis sind regelmäßig zu aktualisieren. Das Merkblatt nennt hierfür grundsätzlich den Zwei-Jahres-Rhythmus ab der letzten Freischaltung des Beraterprofils. Beim selbst erstellten Qualitätsmanagementnachweis sollte die Aktualisierung außerdem zeigen, wie Evaluationsergebnisse umgesetzt wurden.
Ausschlussgründe und typische Risiken
Nicht jede fachlich gute Beratung ist automatisch förderfähig. Die Förderrichtlinie und das Merkblatt nennen klare Ausschlussgründe. Ausgeschlossen sind zum Beispiel Personen oder Unternehmen, die selbst einen Zuschuss im Förderprogramm beantragt haben, juristische Personen des öffentlichen Rechts, Religionsgemeinschaften sowie gemeinnützige Unternehmen, sofern kein wirtschaftlich organisierter Teilbetrieb vorliegt.
Ebenfalls problematisch sind Interessenkonflikte: Inhaber, Gesellschafter oder Mitarbeitende des beratenen Unternehmens sowie Personen aus verbundenen Unternehmen können nicht als förderfähige Berater auftreten. Auch Angehörige im Sinne des Strafgesetzbuchs sind ausgeschlossen. Hinzu kommen Insolvenzfälle oder Situationen, in denen eine Vermögensauskunft abgegeben wurde oder abzugeben ist.
Nicht übersehen
Auch die Finanzierung kann zum Förderproblem werden: Das Honorar darf nicht durch den Berater, mit ihm verbundene Dritte oder Dritte mit geschäftlichem Interesse vorfinanziert, übernommen oder verrechnet werden.
Informationen zu Anmeldung, Registrierung und Online-Portal
Die Anmeldung für neue Beratungsunternehmen läuft über das Online-Portal des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Nach der Registrierung entsteht ein Beraterprofil; bereits registrierte Beratungsunternehmen nutzen für die Anmeldung die Kennung aus dem Registrierungsdatenblatt. Erst nach Prüfung und Freischaltung ist das Profil für das Verfahren nutzbar.
Bei einem konkreten Zuschussantrag prüft die Leitstelle gemeinsam mit dem BAFA die formalen Fördervoraussetzungen. Dazu gehört auch, ob die Beratereigenschaft als Voraussetzung vorliegt. Erst wenn diese Prüfung positiv abgeschlossen ist, kann das antragstellende Unternehmen die Erlaubnis erhalten, mit der Beratung zu beginnen. Für die Praxis heißt das: Die Beraterunterlagen sollten nicht erst dann sortiert werden, wenn ein Antrag online schon vorbereitet ist.
Die Freischaltung kann aufgehoben werden, wenn aktualisierte Unterlagen nicht rechtzeitig vorgelegt werden, innerhalb eines Jahres ab Beginn der Registrierung keine Förderanträge gestellt werden oder nicht richtlinienkonformes Verhalten vorliegt. Als Beispiele nennt das Merkblatt unter anderem auffällig viele vom Beratungsunternehmen zu vertretende Ablehnungen, irreführende Werbung mit einer angeblichen BAFA-Zertifizierung oder die Zusicherung, dass Beratungen sicher gefördert werden.
Praxis-Checkliste für Berater
Wer sich als Beratungsunternehmen registrieren oder sein Profil aktualisieren möchte, sollte vorab diese Punkte prüfen:
- Stammen mehr als 50 % des Gesamtumsatzes aus entgeltlicher Unternehmensberatung?
- Sind Beteiligungsverhältnisse und Umsatzverteilung nachvollziehbar dokumentiert?
- Sind Lebensläufe aktuell, unterschrieben und fachlich passend?
- Ist das Qualitätssicherungssystem konkret genug oder nur ein allgemeines Muster?
- Sind angestellte Berater namentlich benannt und im QS-System berücksichtigt?
- Gibt es mögliche Ausschlussgründe, Angehörigenkonstellationen oder Interessenkonflikte?
- Sind Aussagen in Website, Angebot und Vertrieb frei von Begriffen wie „BAFA-zertifiziert“ oder Fördergarantie?
Für Berater ist die Beratereigenschaft damit mehr als ein Formularschritt. Sie ist die Grundlage dafür, dass Förderanträge sauber starten, Unternehmen die Erlaubnis zum Maßnahmebeginn erhalten und spätere Verwendungsnachweise nicht an vermeidbaren Formalien scheitern.
Auch finanziell ist die saubere Einreichung relevant: Der Zuschuss bezieht sich auf die förderfähigen Beratungskosten, die aus ESF-Mitteln unterstützt werden. Deshalb müssen Antrag, Fragebogen, Unterlagen, Honorarzahlung und Nachweise zusammenpassen. Ziel des Programms ist es, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit kleiner und mittlerer Unternehmen zu stärken, nicht formale Lücken im Profil eines Beratungsunternehmens zu kaschieren.
Unterlagen vor der Einreichung sauber prüfen lassen?
Foerdermittel-Experten.de unterstützt Beratungsunternehmen bei der strukturierten Vorbereitung der BAFA-Registrierung: von der Beratererklärung über die Umsatzdarstellung bis zum passenden Qualitätssicherungssystem.
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