Zahlungsnachweis
Ein Zahlungsnachweis belegt, dass eine Rechnung oder förderfähige Ausgabe tatsächlich bezahlt wurde. Im Fördermittelkontext ist er oft ein wichtiger Bestandteil der Nachweisführung, etwa bei der Abrechnung, beim Mittelabruf oder im Verwendungsnachweis.
Warum ist der Zahlungsnachweis wichtig?
Viele Förderstellen verlangen nicht nur Rechnungen, sondern zusätzlich einen Nachweis, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Erst dadurch lässt sich belegen, dass die geltend gemachten Kosten real angefallen und beglichen wurden.
Typische Zahlungsnachweise
- Kontoauszüge oder bankseitig erzeugte Zahlungsbestätigungen
- Überweisungsnachweise mit eindeutiger Zuordnung zur Rechnung
- bei Sammelzahlungen ergänzende Listen oder Zuordnungen, wenn diese von der Förderstelle akzeptiert werden
Abgrenzung zu Rechnung und Buchungsbeleg
Eine Rechnung zeigt, welche Leistung abgerechnet wurde. Ein Zahlungsnachweis belegt zusätzlich, dass diese Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Interne Buchungsbelege oder bloße Avis reichen dafür häufig nicht aus.
Praxisbezug
Zahlungsnachweise sollten frühzeitig vollständig und nachvollziehbar abgelegt werden. Gerade bei späteren Prüfungen, Verwendungsnachweisen oder Rückfragen der Förderstelle spart eine saubere Dokumentation viel Zeit und reduziert das Risiko formaler Beanstandungen.